Waarom een richtlijn?
Onzekerheid is een van de grootste drempels om te posten. Medewerkers twijfelen vaak of iets “mag” of gewaardeerd wordt. Ook uit onderzoek van Cervellon en Lirio blijkt dat medewerkers vaak niet weten wat er van ze verwacht wordt. Een duidelijke richtlijn neemt veel van die twijfel weg.
Kies daarom voor een positieve richtlijn, die vooral zegt wat wél mag en gewaardeerd wordt.
Houd het kort
Maximaal één A4 is genoeg. Twee of drie heldere afspraken werken beter dan een richtlijnendocument van vier kantjes. Leg daarin wel kort de basis uit. Een lange, juridische tekst schrikt af, terwijl je mensen juist wilt uitnodigen.
Wat mag wel en wat niet?
Wel
- Vertellen over je eigen werk, vak en team
- Berichten van de organisatie delen, met je eigen woorden
- Vacatures delen en mensen persoonlijk tippen
- Laten zien dat je bij de organisatie werkt
- Je eigen mening geven, als je duidelijk maakt dat het je eigen mening is
Niet
- Vertrouwelijke informatie of bedrijfsgevoelige cijfers
- Klantnamen zonder toestemming van de klant
- Vertrouwelijke salarisgegevens
- Uitspraken over concurrenten of gevoelige onderwerpen namens de organisatie
- Foto’s van collega’s zonder dat ze dat goed vinden
Transparant over de werkgeversrelatie
Wie over zijn werkgever post, moet niet de indruk wekken een onafhankelijke buitenstaander te zijn. Laat medewerkers daarom vermelden dat ze bij de organisatie werken, bijvoorbeeld in hun profiel of met een hashtag als #werkenbij. Dat beschermt de geloofwaardigheid van de medewerker en van de organisatie.
AVG en beeldmateriaal
Foto’s en video’s van medewerkers zijn persoonsgegevens. Daar zit een lastig punt. Toestemming moet vrij gegeven kunnen worden, terwijl er in een arbeidsrelatie altijd afhankelijkheid is. Een medewerker moet dus nee kunnen zeggen zonder dat dat gevolgen heeft. Leg daarnaast vast:
- waarvoor het beeldmateriaal gebruikt wordt;
- hoe lang je het bewaart;
- wat er gebeurt als de medewerker uit dienst gaat.
Wat een medewerker privé op zijn eigen account plaatst, is van hem of haar, niet van de werkgever. Neem een korte paragraaf over social media op in het personeelshandboek.
De aanbrengregeling
Veel organisaties belonen medewerkers die een nieuwe collega aanbrengen. Let daarbij op deze punten:
- Spreek vooraf de regels af, inclusief het moment van uitkeren. Bijvoorbeeld deels bij indiensttreding en deels na de proeftijd.
- De vergoeding is in beginsel loon. Laat checken of je de werkkostenregeling of de vrije ruimte kunt gebruiken.
- Houd het bedrag redelijk en sluit niemand zonder reden uit.
- Zorg voor een gelijke selectie. Een aangebrachte kandidaat doorloopt dezelfde procedure als ieder ander.
Niet controleren
Een richtlijn geeft je geen recht om mee te kijken op privéaccounts. Het online gedrag van medewerkers controleren of toegang tot hun profielen eisen is een slecht plan, zo blijkt ook uit het onderzoek van Cervellon en Lirio. Medewerkers moeten erop kunnen rekenen dat hun werkgever hun privéaccount met rust laat.
Ook te veel goedkeuringsrondes zijn funest. Moet alles eerst langs een leidinggevende, dan verdwijnen de spontaniteit en creativiteit snel.
Als het misgaat
Vroeg of laat plaatst iemand iets wat niet past. Begeleid diegene dan in plaats van te straffen. Spreek vooraf een escalatieprocedure af en maak die een vast onderdeel van de afspraken. Wie pakt het op, en wanneer schakel je communicatie of juridische hulp in?
Kritiek wegpoetsen werkt niet. Een terechte klacht op social media is vooral een signaal over de organisatie.
Schrijf de richtlijn samen
SWOCC, de Stichting Wetenschappelijk Onderzoek Commerciële Communicatie, raadt aan om draagvlak te creëren door medewerkers mee te laten schrijven aan het social media-beleid en uit te leggen waarom de regels er zijn. Op hun eigen account beslissen medewerkers tenslotte zelf.
Voorbeeldrichtlijn
Een startpunt om met je eigen team aan te passen:
Zo vertellen wij over ons werk
Je mag. We vinden het fijn als je over je werk vertelt. Je doet dat in je eigen woorden en op je eigen manier. Meedoen is altijd vrijwillig.
Wees open. Laat zien dat je hier werkt, bijvoorbeeld in je profiel. Een mening is jouw mening, niet die van de organisatie.
Bescherm anderen. Deel geen vertrouwelijke informatie, geen klantnamen zonder toestemming en geen foto’s van collega’s die dat niet willen.
Twijfel je? Vraag het aan [naam trekker]. Gaat er iets mis, dan lossen we het samen op.
Geen juridisch advies
Deze pagina geeft een praktisch overzicht. Het is geen juridisch of fiscaal advies. Laat je richtlijn, beeldtoestemming en aanbrengregeling toetsen door een jurist of fiscalist.